广东省交通运输厅关于印发铁路建设项目档案管理的办法的通知

　　粤交〔2021〕10号

　　广东省交通运输厅关于印发铁路建设项目档案管理的办法的通知

　　各地级以上市交通运输局，珠海、佛山、东莞市轨道交通局，省交通运输工程造价事务中心、交通运输档案信息管理中心、交通运输规划研究中心、交通运输建设工程质量检测中心，中国铁路广州局集团，省铁投集团，广州地铁集团，深圳地铁集团，惠州市交通投资集团：

　　为规范我省铁路建设项目的档案管理工作，充分发挥档案在项目建设、运行和管理等方面的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及相关法律法规，并结合我省铁路建设管理实际情况，我厅制定了《广东省交通运输厅关于铁路建设项目档案管理的办法》，经省司法厅审查通过，现予印发，请认真遵照执行。

　　广东省交通运输厅

　　2021年7月31日

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　　广东省交通运输厅关于铁路建设项目档案管理的办法

　　第一章 总则

　　第一条 为规范铁路建设项目的档案管理工作，充分发挥档案在项目建设、运行和管理等方面的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及相关法律法规，并结合我省铁路建设和档案工作实际，制定本办法。

　　第二条 本办法适用于广东省主导投资建设和运营的城际铁路、地方铁路、专用铁路、铁路专用线等省管铁路新建、改扩建工程档案管理活动。

　　第三条 本办法所称铁路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理归档，自项目立项审批（核准）至竣工验收过程中产生的文件，反映项目安全、质量、造价、进度和合同管理等基本情况，对建成后的工程管理、运行、维护及改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。铁路建设项目档案是各阶段验收、运行维护等工作的重要依据，涉及项目的保密文件严格按保密管理规定执行。

　　第二章 铁路建设项目档案工作管理

　　第四条铁路建设行政主管部门按规定对铁路建设项目档案工作进行管理，做到事前指导、中间检查、最后验收，同时接受上级及同级档案管理部门的检查和指导。

　　铁路建设项目档案管理登记表共分为表一（附件一）、表二（附件二），分别由建设单位于开工后6个月内、初步验收后1个月内填报。

　　第五条铁路建设项目档案管理工作实行建设单位负责制。建设单位应将档案工作纳入项目建设计划、管理程序、合同管理和相关人员的岗位职责，根据项目实际情况，采取有效措施，与工程建设同步管理，确保铁路建设项目档案系统、完整和准确。

　　第六条 建设单位应指定技术负责人分管此项工作，建立档案管理制度，制定档案编制办法以及档案工作计划，对文件的形成、收集、整理及归档工作提出明确要求；鼓励配备具有铁路工程及相关专业学历或技术职称、能够适应项目档案管理工作的专职档案管理人员，并保持相对稳定，同时提供档案管理所需的经费、设备和场地等条件。

　　第七条 建设单位应审查各参建单位的档案管理制度，对其档案的收集、整理和移交进行业务指导，对各参建单位移交的档案进行检查。

　　第八条 加强项目档案信息化建设，达到快速、准确查考及利用的目的。

　　第九条 铁路建设项目档案专项验收是项目正式验收的重要组成部分，未经档案专项验收或档案专项验收不合格的项目，不得进行或通过项目的正式验收，项目档案专项验收工作一般宜在初步验收后一年内完成，档案专项验收后产生的档案文件须继续整理归档。

　　第十条 铁路建设项目在正式验收后三个月内，按规定做好项目档案的移交进馆工作。

　　第三章 铁路建设项目文件的形成与收集

　　第十一条 铁路建设项目文件的形成与收集工作，按照“谁形成，谁负责”的原则。具体收集范围及整理单位按《广东省铁路建设项目文件归档范围、保管期限及分类表》（附件三）执行。

　　已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步归档；在与设计单位签订合同时，应对电子版设计文件归档提出明确要求；如无条件形成电子文件的，对利用率高的竣工文件，可采取图像扫描或缩微方式，进行档案复制。

　　第十二条 铁路建设项目文件收集归档责任分工按照《广东省铁路建设项目文件归档范围、保管期限及分类表》（附件三）执行。

　　第十三条 铁路建设项目文件的形成与收集工作应与项目建设同步实施。各有关单位应按照收集归档责任分工，建立健全项目文件收集归档制度和预立卷制度，按照建设项目建设程序的不同阶段文件产生的自然过程，分别做好预立卷工作。在项目建设过程中，建设单位应结合项目进度，对文件的形成与收集情况进行检查和考核。

　　第十四条 收集的文件应为原件，其中项目立项审批等文件原件保存在项目主管单位的，建设单位可将复印件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证等文件为复印件的，须在清晰的复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存。

　　第十五条 收集归档的文件应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。勘测及测量基础资料，施工记录须是现场原始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存，表单填写内容规范，产生及使用部位标注清楚，相关签署手续完备，且为相关责任人亲笔签名。

　　第十六条 文件应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范；纸张优良，格式基本统一，小于A4及16开纸张规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上; 应使用不易褪色的书写材料，禁止使用红色墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等书写及绘制；复印、打印文件及照片的字迹、线条应清晰并符合耐久性要求；使用热敏材料形成的文件，应复印保存。

　　第十七条 声像档案：建设单位声像档案应从项目管理方面进行收集；监理声像档案应从项目质量监理中存在问题，试验检测等方面进行收集；施工声像档案应从施工过程（隐蔽工程、关键工序、桥梁等结构物重点部位等）进行收集。

　　第十八条 数码照片应记录在不可擦写光盘上保存，同时还须冲印出6英寸纸质照片与说明一并整理归档；照片档案的整理应符合国家档案局《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）要求。

　　第十九条 电子文件及纸质文件数字化的形成和保存应符合国家档案局《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）和《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）的要求。

　　第二十条 竣工图编制要求

　　（一）竣工图由施工单位负责编制。如建设单位指定由设计单位绘制或施工单位委托设计单位绘制竣工图，施工单位和监理单位应在竣工图编制说明、图纸目录上和竣工图上逐张加盖并签署竣工图审核章。

　　（二）竣工图绘制须与工程施工同步进行，并能完整、准确、清晰地反映项目工程的实际情况。

　　（三）竣工图绘制应符合铁路行业制图规范及标准，竣工图表绘制须保留原设计要素（包括原设计人员、图号及时间等），因变更发生的设计要素变化（包括原设计人员、图号及时间）采用表格或其它合适的方式列入发生变更的图纸说明部分，做为版本变更说明。

　　（四）编制竣工图时应注意以下事项：

　　1.按图施工没有变更的图纸，可在原施工图（新图）上加盖“竣工图章”（附件四）后，作为竣工图。

　　2.发生变更的图纸，原则上应重新绘制。重新绘制的竣工图应保留原设计图栏内容，标注变更依据，加盖“竣工图章”后，作为竣工图。

　　3.每张竣工图上须加盖红色不褪色印泥的竣工图章，竣工图章内的编制人、技术负责人及监理人栏应手工签署。竣工图章一般加盖在图纸右下角空白处。

　　（五）每册竣工图应编制竣工图封面、竣工说明及目录。

　　1.竣工图封面一般宜延用原施工图设计图纸的字体规格及布置方式。

　　2.竣工说明应能充分体现已完工项目的建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况以及修改完善情况、完工时间以及《变更文件与竣工图对照一览表》等（附件五）。《变更文件与竣工图对照一览表》应做为一条目录反映在图纸目录之中。

　　3.目录应在原图纸目录的基础上新增页次栏，成册的竣工图页码从图纸目录后第一页开始编写；发生变化的图纸，目录备注栏须标明“变化”、“新增”或“取消”。

　　（六）采用同一标准图、通用图进行施工和安装的不同的建（构）筑物且没有发生变更的，可归档保存一套图纸，在图纸目录中列出图号，指明该图所在的位置并在编制说明中注明。

　　第四章 铁路建设项目文件的整理

　　第二十一条 铁路建设项目文件归档前，收集单位按照文件的内在联系，进行分类组卷。

　　第二十二条 铁路建设项目文件的组卷，应遵循铁路工程基本建设程序各阶段文件的自然形成规律和成套性原则，分类科学，组卷合理，保持文件的内在有机联系。

　　（一）建设单位文件

　　1.立项审批阶段文件根据审批事项的内在联系整理组卷。

　　2.招投标和合同管理文件按照招投标工作程序及合同类别结合内容分别整理组卷。

　　3.工程准备阶段文件按审批事项及相关手续办理过程整理组卷。

　　4.工程管理文件按问题并结合时间整理组卷。

　　5.与质量监督部门的往来文件按时间组卷。

　　6.工程初期运营及正式验收工作文件按照检测观测记录及报告、缺陷整改情况、各专项验收和竣工验收工作内容进行组卷。

　　7.实物档案按件进行整理。

　　8.竣工验收文件建设单位的文件按静态验收、动态验收、初步验收、安全评估及正式验收阶段分别整理组卷，其它专业部门出具的验收文件按部门结合问题分别整理组卷。

　　（二）勘察、设计阶段的文件按照不同阶段和专业分别整理组卷。

　　（三）监理单位文件

　　1.监理单位的文件按监理合同段为单位进行组卷。

　　2.监理活动中产生的依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、安全管理文件、计划进度控制文件等文件分别整理组卷。

　　3.平行试验、原始数据记录本、独立抽检的文件按施工合同段分别进行整理组卷。

　　4.监理旁站记录、监理日志、计量支付报表、监理指令及监理指令处理结果等按施工合同段整理组卷。

　　（四）施工单位文件

　　1.施工单位文件以施工合同段为单位进行组卷。

　　2.施工管理文件按问题结合时间组卷。

　　3.原材料质量保证文件、试验检测文件按进场材料种类、批次进行分类组卷。

　　4.单位、分部和分项工程质量评定表（或分项工程质量评定汇总表）组专卷。

　　5.原始施工记录以单位、分部和分项工程进行整理组卷。

　　6.原始数据记录本原则上按单位、分部和分项工程进行整理组卷。

　　7.设备文件按专业及用途分别整理组卷。

　　8.竣工图原则上按原施工图分类整理组卷。

　　9.计划进度报表按时间整理组卷。

　　10.工程变更文件按变更最终审批文件编号整理组卷。

　　第二十三条 卷内文件系统化排列

　　（一）一般原则

　　1.卷内文件一般文件在前，图样在后;译文在前，原文在后。

　　2.单份文件应印件（正文）在前，定稿在后；正件在前、附件在后。

　　3.来往文件应批复在前、请示在后。

　　（二）项目法人文件

　　1.立项审批文件按照审批部门结合审批过程，按批复、请示、相关审查及专家评审、论证等文件的顺序依次排列。

　　2.工程准备阶段文件按照审批及相关手续办理程序依次排列。

　　3.工程管理文件按照问题结合时间依次排列。

　　（1）会议纪要一般按照时间进行排列，如属专题会议，按照专题分别进行排列；

　　（2）招投标文件按合同段依次排列;

　　（3）合同文件按类别或专业排列;

　　（4）征地应按区域进行排列;拆迁文件应按桩号结合专业进行排列;

　　（5）重大质量事故处理和施工中遇到非正常情况记录按事件进行排列。

　　4.合同段初步验收文件按照验收结果文件、初步验收报告、质量监督机构出具的初步验收质量检测意见、各项工程总结依次排列。

　　（三）勘察、设计阶段的文件按照不同阶段结合专业依次排列。

　　（四）监理单位文件

　　1.监理管理文件按照问题结合重要程度依次进行排列。

　　2.旁站监理记录和平行试验及独立抽检记录按照单位、分部、分项工程依次排列，如属共用的可分类组卷。

　　3.原始数据记录本原则上按单位、分部和分项工程进行整理组卷。

　　4.监理日志按照监理机构和日志形成时间依次进行排列。

　　5.计量支付文件及计划进度报表按时间依次排列。

　　（五）施工单位文件

　　1.原材料质量保证文件按产品种类、批次排列，每批次原材料质量证明文件应组成一份文件。

　　2.变更文件按最终变更批复编号依次排列。

　　3.单位、分部和分项工程质量评定表（或分项工程质量评定汇总表）按照单位、分部、分项工程质量评定工作程序依次排列。

　　4.施工原始记录应按照单位、分部、分项工程，结合施工工序分别整理排列。分项工程按开工批准、工程质量检验报验、各项施工原始记录、试验检测等依次排列。

　　5.设备文件按设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维修、随机图纸等顺序依次排列。

　　第二十四条经系统化排列的卷内文件，双面书写的文件，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件，在其正面右下角用阿拉伯数字逐页编写页号;已装订成册的文件，如自成一卷的，不需重新编写页号，如与其它文件组成一卷的，将该册文件排列在其他文件之后，不需重新编写页号。

　　第二十五条案卷由案卷卷盒、内封面、卷内文件目录（附件六）卷内文件及备考表组成，其格式均应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）。

　　第二十六条案卷装具采用卷盒方式，脊背应填写相关要素；原则上一卷盒只装一卷案卷，如一卷盒内装有一卷以上案卷，脊背则填写盒内案卷的起止卷号，不需题写案卷题名。

　　第二十七条案卷封面由以下内容构成：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号。

　　（一）案卷题名应简明扼要地概括卷内文件的内容，一般包括项目名称，起讫里程，单位、分部、分项工程名称及文件名称。案卷题名不允许出现相同的案卷题名加（一）、（二）、（三），应采用桩号，时间或编号等方式加以区分。

　　（二）立卷单位指文件的组卷单位。

　　（三）起止日期指本案卷内文件形成的最早和最晚的时间—年、月、日（年度应填写四位数字）。

　　（四）保管期限根据《广东省铁路建设项目文件归档范围、保管期限及分类表》（附件三）填写。

　　（五）密级根据国家及交通运输部有关保密规定确定并填写。

　　（六）档号由档案分类号及案卷号组成。铁路建设项目档案档号一般采用格式如下：

　　1.G表示建设单位档案分类中铁路建设项目大类代字,由建设单位自行确定。

　　2.一级属类代字：表示建设单位的第N个项目, 由建设单位自行确定。

　　3.二级属类代字：按《广东省铁路建设项目文件归档范围、保管期限及分类表》（附件三）进行分类。1表示立项审批文件；2表示设计基础文件；3表示设计文件；4表示工程管理文件；5表示施工文件；6表示监理文件；7表示竣工文件；8表示科研项目文件。

　　4.三级属类代字：由建设单位根据本项目统一编写的参建单位代号，该级属类一般只存在施工文件类和监理文件类。

　　5.案卷号：按档案分类号分别从1开始用阿拉伯数字编号。

　　6.项目档案专项验收前所有案卷必须编制正式档号。

　　第二十八条 卷内文件目录由下列项目组成：

　　（一）序号，按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从1起依次标注。

　　（二）文件编号，填写文件的原始编号或图号。

　　（三）责任者，填写文件的形成单位或主要形成单位。属原材料报验和工序报验文件，责任者应填写施工单位和监理单位。

　　（四）文件题名，应填写卷内文件标题的全称，没有标题或标题不能说明文件内容的，应自拟标题并加以[ ]符号；案卷内每份独立成件及单独办理报验和批准手续形成的文件，均应逐件填写文件标题。

　　（五）日期，填写文件形成的最终日期。

　　（六）页次，按卷装订的案卷，填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件标注起止页号；按件不装订的案卷，填写每份文件的总页数，属已装订成册的文件且文件自带连续页码的，无须重新编写页码，

　　（七）备注，填写需注明的情况。

　　第二十九条 备考表中须注明本案卷组卷情况及本案卷包含文件份数及总页数；说明复印件归档原因和原件存放地；立卷人指案卷组卷人员，检查人应为部门或项目技术负责人，施工单位的案卷检查人应包括监理。

　　第三十条 铁路建设项目档案除蓝图及成册文件外，宜按照三孔一线方式进行装订。装订前，应去除塑胶、塑封、塑膜、胶圈等易老化腐蚀纸张的封面或装订材料。

　　不装订的图纸及成册文件，每份需加盖档号章（附件四），档号章内容包括该份文件所在案卷的档号和本案卷卷内目录中所在的序号，采用黑色印油加盖在文件右上角。

　　第三十一条 案卷卷盒的厚度根据分类整理及方便查阅利用的要求，可以采用20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。铁路建设项目档案案卷一般宜采用30mm厚度为宜。

　　第三十二条 案卷系统化排列：案卷的编制单位应按工程进展的自然过程，对已经整理好的案卷进行系统化排列。其中，施工单位应对本合同段形成的案卷，按照其自然形成过程，依照路线进行方向，结合单位工程排列顺序依次排列。监理单位按照监理工作程序，以合同段为单位，对形成的案卷进行系统化排列。

　　第三十三条 案卷和卷内目录的编制：经系统化排列和编号的案卷须编制案卷和卷内目录（含电子版）。

　　第五章 铁路建设项目档案的移交

　　第三十四条 铁路建设项目各施工合同段初步验收前，须将已系统化整理的项目档案连同案卷和卷内目录（含电子版目录）和案卷说明，提交监理单位审核，监理单位应对其项目档案的完整性、准确性和系统性情况进行检查与审核并形成评价报告。对不符合要求的，应督促整改，符合要求后方可进行合同段初步验收。施工单位应在合同段通过初步验收一个月内，向建设单位移交项目档案原件和档案案卷目录（含电子版目录），如需复制档案，套数由建设单位根据实际需要确定。建设单位负责保管全套项目档案原件。

　　第三十五条 建设单位负责接收全部项目档案，并做好汇总工作，编制全套档案归档案卷目录（附件七），编写项目档案整理情况说明。说明内容包括项目立项审批及初步设计审批情况、建设规模及主要建设内容、档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、项目档案运用计算机管理情况及其他需要说明的问题。

　　第六章 铁路建设项目档案的验收

　　第三十六条 铁路建设项目在初步验收前，建设单位应组织审核施工、监理单位提交的项目档案（必要时可邀请相关专家进行把关），形成自检报告。

　　第三十七条 铁路建设项目档案专项验收由铁路建设行政主管部门组织。

　　第三十八条 项目档案专项验收组的组成

　　（一）铁路建设项目验收组由铁路建设行政主管部门依据国家有关规定会同档案管理部门以及项目主管单位等成立项目档案专项验收组。

　　（二）项目档案验收组人数为不少于5人的单数，组长由验收组织单位人员担任，必要时可邀请有关专业人员参加验收组。

　　第三十九条 项目档案专项验收申请工作

　　（一）申请项目档案专项验收的条件：

　　1.已按规定进行项目档案登记。

　　2.完成了建设项目档案自检工作或已在初步验收阶段完成对建设项目档案审查工作。

　　3.竣工文件已按分类有关规定编制完成。

　　4.竣工文件分类、组卷及编目工作已按有关规定完成。

　　（二）符合验收条件的，建设单位应及时按照管理权限，向铁路建设行政主管部门提出档案专项验收申请，列入省重点建设项目的按照省有关规定办理。

　　（三）申请专项验收需提交的材料：

　　1.项目档案专项验收申请报告。

　　2．《广东省铁路建设项目档案专项验收申请表》（附件八）。

　　3.建设项目档案自检报告。

　　4.建设项目档案案卷目录。

　　第四十条 铁路建设项目档案的自检报告应包括下列内容：

　　（一）项目建设及项目档案管理概况。

　　（二）保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施。

　　（三）项目文件收集整理所依据的标准。

　　（四）项目文件的形成、收集、整理、编目与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况，案卷数量。

　　（五）档案在项目建设、管理、初期运营中的作用。

　　（六）存在的问题及解决措施。

　　第四十一条 项目档案的验收工作以验收组织单位召开验收会议的形式进行。

　　第四十二条 项目档案专项验收会议的主要议程

　　（一）建设单位汇报项目建设概况、项目档案工作情况。

　　（二）施工单位代表汇报施工文件的编制情况。

　　（三）监理单位代表汇报监理文件的编制情况及对施工单位档案的审核情况。

　　（四）项目档案专项验收组检查项目档案及档案管理情况。

　　（五）项目档案专项验收组对项目档案质量进行综合评价。

　　（六）项目档案专项验收组形成并宣布项目档案验收意见。

　　第四十三条 验收组检查项目档案采用咨询、现场查验、抽查案卷的方式进行。视建设项目档案形成情况，抽查案卷卷数不少于案卷总数的10%。抽查重点为立项审批文件、征地拆迁文件、质量检验评定文件、隐蔽工程记录、工程变更文件、交竣工验收文件及竣工图纸等。

　　第四十四条 项目验收不合格的，由验收组提请建设单位对存在问题进行整改后重新组织项目档案专项验收。

　　第七章 铁路建设项目档案的进馆

　　第四十五条 铁路建设项目正式验收后三个月内，由建设单位向铁路建设行政主管部门办理档案移交手续，由建设单位负责填写《广东省铁路建设项目进馆移交单》（附件九），按《广东省铁路建设项目进馆清单》（附件十）中规定的内容向铁路建设行政主管部门档案管理机构移交。如项目完成信息化工作的可提交电子版。

　　第八章 铁路建设项目电子档案

　　第四十六条铁路建设项目归档的最终版电子文件保存格式为符合国家标准、相关责任人和责任单位采用数字证书进行有效电子签名的PDF或OFD格式文件。电子文件应当满足《GB/T23286.1文献管理长期保存的电子文档文件格式 第一部分：PDF1.4(PDF/A-1)的使用》或《电子文件存储与交换格式 版式文档》（GB/T 33190）的要求。

　　第四十七条 各参建单位使用数字证书进行有效电子签名等技术手段时，应当符合国家相关法律法规和技术标准。

　　第四十八条项目电子档案完成整理后，由建设单位负责对文件信息包进行鉴定和检测，包括准确性、完整性、可用性、安全性及载体外观等内容；鉴定和检测后，由相关责任人确认归档，赋予归档标志。归档标志中应当含有归档责任人、归档时间、文件信息包名称等信息。

　　第九章 附则

　　第四十九条 广东省委托中国国家铁路集团有限公司所属企业代建或运营管理项目，其建设项目档案管理工作应遵守国家、广东省档案法律法规和中国国家铁路集团有限公司有关规定。

　　按照项目审批权限，由各地级以上铁路建设主管部门审批（或省委托审批）初步设计的城际铁路、市域（郊）铁路、支线铁路、铁路专用线等项目，其建设项目档案管理可依照本办法制定实施细则。

　　第五十条本办法由广东省交通运输厅负责解释。

　　 第五十一条本办法自2021年9月1日起施行，有效期5年。

　　附件下载：附件1-10.wps

　　附件1.广东省铁路建设项目档案管理登记表一

　　附件2.广东省铁路建设项目档案管理登记表二

　　附件3.广东省铁路建设项目文件归档范围、保管期限及分类表

　　附件4.竣工图章式样,档案章式样

　　附件5.变更文件与竣工图对照一览表

　　附件6.卷内目录

　　附件7.案卷目录

　　附件8.广东省铁路建设项目档案专项验收申请表

　　附件9.广东省铁路建设项目进馆移交单

　　附件10.广东省铁路建设项目进馆清单